Muchas veces se comete el error de confundir dos de las etapas de un proyecto que mayor influencia tienen sobre su resultado final: la iniciación y la planificación. No sólo no han de mezclarse entre sí, sino que ambas deben estar presentes en los primeros pasos de todo proyecto de forma diferenciada.
Etapas de un proyecto: fase de iniciación
En esta fase se produce la primera toma de contacto con el proyecto. Junto con otra de las etapas de un proyecto, la de ejecución, la iniciación es la única que puede influir sobre la planificación del mismo. Entre las actividades que deben llevarse a cabo a lo largo de esta fase se encuentran las siguientes:
– Designar al equipo de iniciación del proyecto: organizando la participación de miembros de los distintos grupos de interés para lograr su contribución a las tareas que comprende esta etapa.
– Establecer una relación con el cliente: para fomentar un vínculo más sólido entre ambos y un mejor entendimiento que beneficiará al proyecto.
– Definir el plan de iniciación del proyecto: que incluirá todas las actividades necesarias para organizar al equipo mientras se trabaja para definir los objetivos y el alcance del proyecto.
– Determinar los procedimientos de gestión: en lo relativo a comunicación, asignación de tareas y roles, control del cambio, necesidades de reporting, financiación del proyecto y facturación.
– Delimitación del entorno de gestión de proyectos: recopilando y organizando todas las herramientas que intervendrán para facilitar la función de management.
Fase de planificación: la más estratégica de todas las etapas de un proyecto
En esta etapa se describen el alcance del proyecto, las alternativas, y la viabilidad del mismo. De todas las etapas de un proyecto es la que requiere una mayor reflexión y es momento de hacerse preguntas acerca de los resultados que se busca obtener, la forma de medir el progreso o los medios para alcanzar las metas fijadas.
Algunas de las actividades más importantes a llevar a cabo en esta fase son:
– Dividir el proyecto en actividades y cada una de ellas en tareas: partiendo de la aplicación de métodos como la estructura de desglose de trabajo.
– Estimar las necesidades de recursos: para poder crear un plan de recursos que optimice su rendimiento.
– Calcular estimaciones de tiempo para cada actividad en la estructura de desglose del trabajo: a partir de los datos obtenidos será posible determinar las fechas de inicio y fin de cada una, así como el plazo de finalización del proyecto.
– Desarrollar un plan de comunicación: en base a procedimientos y a través de la previsión de los medios necesarios para garantizar su eficacia y fluidez en todas las direcciones, incluyendo a la administración, los miembros del equipo y el cliente.
– Determinar las normas y procedimientos del proyecto: especificando en qué condiciones se producirán y probarán los entregables, por parte del equipo del proyecto.
– Identificar y evaluar el riesgo: creando el plan correspondiente a partir de la identificación de fuentes potenciales y sus consecuencias.
– Crear un presupuesto preliminar: que debe resumir los gastos e ingresos previstos relacionados con el proyecto.
– Establecer un plan de proyecto que sirva como de línea de base: proporcionando una estimación de las tareas del proyecto y las necesidades de recursos.
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Diego Fernández Requejo 